Formalistes - Traitement de toutes formalités
Formalistes depuis 25 ans dans de grandes études situées en Bretagne, Alpes-Maritimes, et Var.

Le rôle d’un formaliste

La gestion globale d’un service formalité

La gestion de ce service englobe entre autre comme taches la tenue de registre divers, le répertoire officiel, le brouillard, le registre des formalités, le registre des refus et rejets, le registre des mainlevées, le registre des renouvellements, et le fichier client.

Le Répertoire Officiel

Chaque acte signé y est répertorié dès le lendemain de sa signature. Ce registre obligatoire à chaque étude en vertu du Code Général des Impôts a plusieurs utilisations : un rôle fiscal qui permet à l’administration un contrôle des délais d’enregistrement et de recouvrement de tous les actes, un rôle d’archivage qui permet en cas de sinistre de retrouver la trace des actes signés en l’étude.

Ce registre est présenté lors des inspections annuelles.

Le Registre des Formalités

Ce registre contient en fonction de la nature des actes la date des événements et des formalités effectuées.

Paiement sur état, enregistrement, publicité foncière, greffe, livre foncier, date et montant des droits acquittés, refus et rejets, date de régularisation, date ou toutes les formalités sont terminées, date de remise du titre de propriété, ainsi que transmission au service comptabilité qui le soldera.

Le Registre des Rejets & Refus

Fort utile, il fait connaître la date, la nature des irrégularités constatées dans la formalisation d’un acte, le délai de régularisation, il détermine aussi le dysfonctionnement d’un service en indiquant le pourcentage d’erreurs. Ce registre est également remis lors des inspections annuelles.

Le Registre des Mainlevées

Celui-ci contient toutes les inscriptions révélées par les demandes d’états hors et sur formalités et détermine si un acte de mainlevée doit être régularisé.

Le Registre des Renouvellements :

Son classement par date permet de noter toutes les inscriptions prises et à renouveler avant leur date de péremption.

Le Registre des Paiements sur État :

Certains actes sont soumis à un droit sur état d’un montant variable selon leur nature. Ces droits sont versés à l’enregistrement avant le 21 de chaque mois.

Le Brouillard

Ce n’est pas un véritable registre ; c’est un cahier brouillon annoté par les clercs de l’étude dès la signature d’un acte. Le formaliste est tenu de le vérifier avant l’établissement du répertoire en s’assurant qu’aucun acte n’a été omis.

Le Fichier Client

Celui-ci est mis à jour à chaque rédaction d’acte afin d’éviter toute fiche doublon.

Ensuite

Après la tenue de ces registres, le formaliste en fonction de la nature des actes et suivant leur urgence, va les appréhender différemment, qu’ils soient en « acte en minute » ou « acte brevet« . Il va tout d’abord les trier selon leur orientation, les contrôler, vérifier leur teneur, vérifier la fiscalité, calculer le montant des droits à verser à l’État; relever les éventuelles causes d’erreurs et irrégularités, noter les difficultés lors de la formalisation et respecter les délais légaux imposés qui courent à compter de la signature de l’acte, il va également constater le paraphe et la signature de la totalité des parties à l’acte et que celui-ci est bien arrêté. Ensuite des différentes formalités requises réalisées, le formaliste les transmet auprès des services de l’État concernés :

Enregistrement

Les actes notariés contenant donation, donations-partage, partage de biens meubles, liquidation de communauté, déclaration de succession (qui n’est pas un acte notarié) et la totalité des actes de commerce sont soumis à l’enregistrement. L’acte est enregistré et les droits sont perçus par le Service des Impôts des Entreprises. Paiement également du montant mensuels des droits sur état dans les recettes.

Publicité foncière

Dans les différents services de publicité foncière, les actes sont déposés pour la publicité fusionnée ; l’acte est tout d’abord enregistré, le montant des droits acquitté avec éventuellement le montant dû des imprimés TVA et de plus-value due par le vendeur;

ensuite l’acte est publié afin d’en donner connaissance aux tiers.

Ces actes notariés sont transmis en format papier soit en documents dématérialisés dits actes télé actés.

Greffe de Tribunaux de Commerce

Tous les actes de commerce et de société: statuts, modification de société, donation de parts, cession de fonds de commerce etc… sont traités au Registre du Commerce.

Il est également requis au greffe TC des états hors et sur formalités afin de déterminer les inscriptions prises sur les biens ainsi que des certificats de non faillite.

Livre Foncier

Le livre foncier est une institution civile, gérée par une institution judiciaire (le tribunal d’instance), présente dans le droit local en vigueur dans les trois départements français du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, équivalent du service de publicité foncière dans le reste de la France et assurant la publicité foncière. Du fait du contrôle du juge du Livre foncier, l’inscription d’un droit au livre foncier bénéficie de la présomption d’exactitude. Le principe est similaire au droit allemand. L’acte est déposé avec une requête avec un juge qui annote les actes reçus. Préalablement le montant des droits a été perçu par un service de l’enregistrement dont dépend le notaire détenteur de la minute.

Certains actes peuvent avoir des formalités mixtes, être enregistrés puis publiés, enregistrés et déposés au greffe, enregistrés et déposés au livre foncier, enregistrés, publiés et déposés au greffe. Pour effectuer les formalités requises, le formaliste va se servir de l’acte authentique qui est soit en minute soit en brevet, déterminer et réaliser les sous-produits indispensables à la formalisation des actes.

Acte authentique

Le Notaire est un Officier Public.

L’acte authentique est celui reçu par un officier public ayant la capacité d’instrumenter avec les solennités requises. L’acte authentique a date certaine, sans qu’il soit enregistrer, il a également force probante et fait foi des conventions qu’il contient. Il a de plus force exécutoire sans recourir à la justice puisque lui-même est revêtu de la même force exécutoire qu’un jugement. Cependant pour les départements Alsace-Lorraine-Moselle la force exécutoire ne sera pas identique.

Solennité

Certains actes notariés sont des actes solennels. Ceux-ci doivent obéir à un certain formalisme

Pérennité

Le notaire ayant l’obligation de conserver ses minutes pour une durée de 100 ans.

Minute de l’acte

La minute est le nom donné à l’acte authentique émanant du Notaire paraphé et signé par toutes les parties.

Brevet

Acte authentique notarié dont l’original est remis aux parties et n’est pas conservé par le notaire contrairement à un acte en minute. A partir de la minute de l’acte vont être réalisés les sous-produits.

Copie authentique

Copie intégrale de l’acte destinée à recevoir la mention de publicité foncière et délivrée uniquement aux parties intéressées après accomplissement des formalités requises.

Copie hypothécaire ou copie pour publier

Copie de l’acte respectant un cadre de publication, destinée au service de publicité foncière qui va la conserver contenant notamment la certification du Notaire concernant l’identité justifiée des parties.

Copie exécutoire

Copie de la minute avec annexes revêtue de la mention exécutoire délivrée au créancier, titre exécutoire.

La délivrance de celle-ci est constatée par mention en marge sur la minute paraphée par le Notaire.

Copie simple

Copie intégrale de la minute ou du brevet, délivrée sans formule, ni signature ni sceau.

Extrait d’acte

Extraits délivrés au service de la fiscalité immobilière et du cadastre lors de la mutation d’un bien immobilier.

Imprimé modèle 1

Imprimé dit modèle 1 délivré par le service du cadastre lors de la mutation d’un bien immobilier.

État sur formalité

Réquisition d’un état sommaire urgent délivré par la conservation sur la formalité effectuée.

Fausse minute

Copie intégrale de l’acte destinée au notaire en second, notaire en participation.

Bordereaux inscriptions déposés simultanément avec l’acte de vente en cas de paiement à terme, ou paiement au moyen de deniers empruntés, afin de garantir le créancier.

Pour ce qui est de la publicité foncière

Bordereau de privilège de vendeur avec réserve de l’action résolutoire, Inscription bénéficiant de l’action résolutoire garantissant le vendeur ou le créancier. Le bénéfice de L’action résolutoire permet de casser, d’annuler la vente.

Bordereau de privilège de prêteur de deniers,

Bordereau de privilège de copartageant,

Ces trois inscriptions prennent rang à la date de l’acte.

Bordereau d’hypothèque conventionnelle : Inscription ne prenant rang qu’à la date de dépôt.

Pour ce qui est du Greffe de Tribunal de Commerce

Bordereau de privilège de vendeur: Inscription bénéficiant de l’action résolutoire garantissant le vendeur ou le créancier.

Bordereau de privilège de nantissement : Équivalant à l’inscription d’hypothèque conventionnelle.

Les inscriptions auprès des services de publicité foncière ou greffes de tribunaux de commerce ont également pour objet de faire connaitre aux tiers l’existence des inscriptions prises sur les biens inscrits du chef des débiteurs.

Bordereaux de dépôt

Imprimé relatant la nature du dépôt, la date de l’acte ainsi que le montant des droits à acquitter nécessaire lors d’une formalité effectuée auprès des services de l’enregistrement, du service de publicité foncière.

Autres pièces complémentaires nécessaires

Document d’arpentage (DA)

Pièce délivrée par un géomètre, il est utile lors de la publication de certains actes de ventes, quand la propriété est démembrée.

Déclaration de plus-value

Déclaration signée par le vendeur indiquant le montant de la plus-value qu’il va acquitter lors de la vente de son bien et dont le Notaire est chargé de régler aux services de publicité foncière en même temps que l’acte de vente.

Déclaration de TVA

Imprimé de TVA vendeur ou acquéreur déposée simultanément que l’acte de vente à la conservation.

Pièces d’état civil

Extrait d’acte de naissance, extrait d’acte de mariage, jugement de divorce. Pièces nécessaires pour la rédaction de l’acte.

K. Bis

Document nécessaire à la rédaction et la publication délivrée par le Greffe de tribunal de commerce pour une société vendeur et acquéreur.

Notification compagnies d’assurances

Lors d’une vente avec paiement à terme ou au moyen d’un prêt, le notaire est tenu de signifier à l’assurance du débiteur que ce bien est inscrit d’une formalité.

Rédaction de parutions dans journaux d’annonces légales

Pour certains actes comme changement de régimes matrimoniaux ou déclaration d’insaisissabilité ainsi que pour les actes de commerce, le Notaire va rédiger et passer dans un journal d’annonces légales une annonce afin d’en informer les créanciers éventuels.

Rédaction de mainlevées

La mainlevée est nécessaire en cas de vente d’un bien immobilier si l’inscription prévue initialement dans l’offre de prêt n’est pas périmée. En effet l’hypothèque porte sur un bien immobilier quelque soit le propriétaire et si le vendeur du bien n’a pas fait rédiger l’acte de mainlevée et que le prêt initial n’est pas remboursé, la banque a la possibilité de faire vendre le bien même si le propriétaire a changé.

Dossiers de commerce

Immatriculation

Lors d’une création d’une société et de l’acte contenant statuts, ceux-ci doivent être enregistrés. Une publication est alors effectuée dans un journal d’annonces légales. Ensuite le formaliste dépose au greffe les statuts ainsi que d’autres pièces nécessaires au traitement par le greffier de ce dossier. La société devient immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, identifiée au SIRÈNE.

La délivrance par le Greffe TC d’un extrait K. Bis est assimilé à un acte de naissance d’une nouvelle personne morale.

Mise en sommeil

Au cours de la vie de la société et suite à la vente d’un fonds de commerce, la mise en sommeil d’une entreprise est une procédure qui permet de faire cesser temporairement son activité.La mise en sommeil est cependant limitée dans le temps.

Radiation

La radiation peut ainsi faire suite à l’absorption d’une filiale, voir aussi à la liquidation d’une entreprise.

Liquidation

Opération consistant à solder les comptes de la société et partager l’actif de celle-ci entre associés.

Dissolution

Une société pour différentes raisons peut être dissoute. Par exemple à l’extinction de l’objet social suite à la vente d’un bien ou l’arrivée à terme. Une société a une durée de vie n’excédant pas 99 ans.

Changement de gérant

Suite à un acte contenant cession de parts qui entraine le départ d’un ou plusieurs associés, la gérance peut changer.

Transfert de siège social ressort / hors ressort Greffe TC

Le siège social d’une entreprise n’étant pas immuable, une société peut changer de siège social aux termes d’une décision de ses associés d’un tel transfert.

Modification de capital

Par suite du départ, de l’arrivée d’un associé ou de l’apport de nouveaux capitaux, le capital social d’une société peut être réduit ou augmenté. Cet acte sera comme tous dossiers commerce soumis préalablement de son dépôt au greffe, soumis à l’enregistrement.

Cession de fonds de commerce

Un fonds de commerce est composé d’un ensemble d’éléments corporels tel le matériel, les marchandises et les équipements, et des éléments incorporels, tels que la clientèle, le droit au bail, et le nom commercial. Le fonds de commerce est un bien meuble incorporel au sens juridique du terme. Lors d’un acte de cession les formalités doivent être effectuées sous peine de nullité avec une extrême rapidité. Enregistrement de l’acte, parution dans un journal d’annonces légales, prise des inscriptions au niveau du greffe, notifications aux services des impôts, signification par huissierparfois et dépôt au RCS de l’immatriculation du cessionnaire ainsi que de la radiation du cédant. Un fonds est généralement exploité par le propriétaire du fonds mais ce dernier peut en confier l’exploitation à un commerçant dit « gérant libre ». Il s’agit là d’une location gérance.

Notifications S.I.E

Le formaliste est tenu sous délai d’adresser aux services fiscaux du cédant une notification suite à l’acte de cession de fonds de commerce afin que les impôts puissent avant le déblocage des fonds vérifier s’il existe du chef du cédant un montant restant au Trésor.

Notification par voie d’huissier

La simple connaissance de la cession de fonds cédé par le débiteur ne suffit pas à la rendre opposable aux tiers. Afin de respecter les formalités exigées par l’article 1690 du code civil, l’acte doit être signifié par voie extra judiciaire, par acte d’huissier de justice.

Bordereaux d’inscriptions

Lors d’un acte de cession de fonds de commerce et si le prix est payé soit à terme, soit au moyen de deniers d’emprunt des inscriptions seront prises auprès du Greffe de tribunal de commerce dans un délai de 15 jours.

Mise à jour de statuts

Suite à des modifications de quelques natures que ce soit les statuts de la société doivent être mis à jour et relater les nouvelles directives prises par les associés.

Rédaction de parutions

Pour la quasi-totalité des actes de commerce, il est indispensable préalablement au dépôt des formalités de greffes d’établir une parution dans un journal d’annonces légales afin de donner connaissances aux éventuels créanciers et aux tiers, de l’existence de cette formalité.